Miksi kiinteistönvälittäjät haluavat aina olla yhteydessä sähköpostilla? Syy on yksiselitteinen: mikäli kauppojen jälkeen vastaan tulee riitatilanne, täytyy välittäjän osoittaa, että on kertonut asiakkaalle asiat, joista hänen tulisi olla ennen kaupantekoa tietoinen. Välittäjän velvollisuutena on kyetä näyttämään toteen, että kyse ei ole välittäjän mahdollisesta huolimattomuudesta tai tahallisuudesta vaan noudatetaan periaatetta: olen ollut huolellinen kuten Välityslaki edellyttää.

Kiinteistönvälittäjän on siis oman oikeussuojansa kannalta välttämätöntä tallentaa kaupankäynnin kohteen kannalta tärkeät dokumentit ja keskustelut sekä kyettävä osoittamaan, että ne ovat olleet yhtälailla niin myyjän kuin ostajan tiedossa ennen sitovan ostosopimuksen hyväksymistä ja luovutussopimuksen tekemistä. Mikäli dokumentointia ei ole tehty, päädytään riita-asiassa usein ”sana sanaa vastaan” -tilanteeseen. Tällaisessa asetelmassa kiinteistönvälittäjä elinkeinonharjoittajana ei voi vedota näytössä tai myyntitilanteessa ilmaistuun “painavaan sanaansa”.

Eli mahdollisessa riitatilanteessa kiinteistönvälittäjän todisteeksi ei riitä, että hän on sanonut sitä tai tätä myyntilanteessa, ellei sen tueksi ole näyttöä. Tämän vuoksi kiinteistönvälittäjä haluaa ensisijaisesti tallentaa kirjallisen aineiston ja olla yhteydessä sähköpostitse tai muulla jälkikäteen todisteellisella tavalla, kuten vaikkapa tekstiviestitse. Toimeksiantosopimuksen ja ostotarjouksen yhteydessä tavanomaisesti myös sovitaan, miten viestintä tapahtuu välittäjään nähden.

Myös myyntiesite on tärkeä dokumentti, jonka välittäjä laatii selonoton ja erityisseloton perusteella. Tähän dokumenttiin kiinteistönvälittäjän tulee koostaa kaikki olennaiset tiedot taloyhtiöstä tai kiinteistöstä, jotka voisivat vaikuttaa ostajan ostopäätökseen. Ostajan velvollisuutena on tutustua tähän esitteeseen sekä muihin asiakirjoihin ennen ostopäätöksen tekemistä, sillä kyseessä on lain edellyttämä ostajan tarkastus- ja selonottovelvollisuus. Myyntiesitteessä mainitaan myös toimeksiantajan, eli tyypillisesti asunnon myyjäomistajan, tiedossa olevat seikat asunnosta.

Asunnon myyjän tulee mainita kiinteistönvälittäjälle esimerkiksi se, onko asunnossa hänen tietojensa mukaan sattunut vaikkapa vesivahinko, tai että onko asunnossa merkittäviä puutteita, jotka markkinoinnissa tulee ottaa huomioon.

Asunnon myyjällä on tiedonantovelvollisuus myyntikohteesta sopimuskumppanilleen, eli välittäjälle. Jos riitatilanteessa kävisi ilmi, että asunnon myyjä on tiennyt kohteesta jotain, joka olisi vaikuttanut ostajan ostopäätökseen, mutta on jättänyt sen mainitsematta kiinteistönvälittäjälle, niin vastuu on tältä osin myyjän, eikä kiinteistönvälittäjän.

Palkkaamasi kiinteistönvälittäjä on sinuun yhteydessä ensisijaisesti sähköpostitse, jotta tarvittaessa voidaan osoittaa mistä ollaan keskusteltu. Tämä toimintamalli tuo turvaa sekä kiinteistönvälittäjälle että myyjälle mahdollisessa riita- tai erimielisyystilanteessa.